Hội nghị khách hàng là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Sự kiện không chỉ là nơi doanh nghiệp gửi lời tri ân sâu sắc tới quý khách hàng mà còn giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ của công ty tới khách hàng và công chúng. Chính vì vậy, người tổ chức cần có kế hoạch rõ ràng và thực hiện theo đúng kế hoạch. Dưới đây là một số lưu ý mà các doanh nghiệp có thể xem xét khi tổ chức hội nghị khách hàng.
Một lưu ý không thể bỏ qua khi tổ chức hội nghị khách hàng là việc xin giấy phép tổ chức, đây giống như “giấy thông hành” giúp sự kiện diễn ra trôi chảy, không vướng mắc những vấn đề pháp lý. Mỗi sự kiện sẽ có những loại giấy phép khác nhau.
Bên cạnh sự chỉn chu về mặt hình thức và nội dung của sự kiện thì doanh nghiệp cần chú ý gửi thư mời sớm tới khách mời để họ sắp xếp và có thời gian chuẩn bị tham gia sự kiện. Có thể gửi giấy mời sớm tối thiểu 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện, tránh gửi sát thời gian diễn ra sự kiện gây một số khó khăn cho khách mời.
Có thể quảng bá hình ảnh công ty qua nhiều nền tảng mạng xã hội khác nhau hoặc quảng cáo trực tiếp tại hội nghị qua các banner quảng cáo, backdrop,...
Bất kỳ sự kiện nào diễn ra cũng sẽ có những vấn đề ngoài kế hoạch trước đó, vì vậy, các doanh nghiệp cần dự liệu và đưa ra những giải pháp đề phòng các tình huống xấu phát sinh, đảm bảo sự kiện diễn ra một cách liên tục.
Đây là một sự kiện đòi hỏi người tổ chức cần có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức. Nếu doanh nghiệp của bạn thiếu nhân lực trong lĩnh vực này thì sự lựa chọn tốt nhất sẽ là thuê đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng. Các đơn vị tổ chức sẽ đảm bảo sự kiện của các bạn được diễn ra trơn tru và hoàn thành tốt đẹp nhất.
Chi phí hội nghị khách hàng bao gồm rất nhiều hạng mục lớn nhỏ nên doanh nghiệp cần lên báo cáo một cách chính xác và chi tiết, tránh lạm thu lạm chi hay có những rủi ro thiếu sót không đáng có.
Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện thì ban tổ chức chỉ cần lưu ý 3 bước làm sau đây để nắm được tổng quát mảng thu chi:
Cụ thể, chi phí tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm:
Tùy vào quy mô sự kiện và mục đích khác nhau, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức phù hợp nhất cho mình. Địa điểm thường được các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức hội nghị khách hàng là phòng hội nghị chuyên biệt, cao cấp hơn có thể chọn khách sạn 3-5 sao, resort, trung tâm hội nghị quốc gia.
Về cơ bản địa điểm tổ chức cần đáp ứng các điều kiện như:
Vị trí thuận tiện đi lại
Không gian tổ chức phù hợp với quy mô sự kiện có thể đáp ứng những nhu cầu về mặt bằng như sân khấu, bàn ghế,...
Có chỗ gửi xe thuận tiện cho khách mời trong việc tìm nơi đỗ xe
Chi phí thuê địa điểm sẽ giao động từ 10 -15 triệu đối với địa điểm thông thường, với những địa điểm đẳng cấp, sang trọng thì chi phí sẽ cao hơn.
Những doanh nghiệp muốn đầu tư quy mô vừa và lớn thì có thể cân nhắc đến hạng mục này bởi các nghệ sĩ chuyên biểu diễn múa, nhảy, hát sẽ có chuyên môn hơn nên từ đầu tư trang phục cho đến khả năng khuấy động sân khấu cũng tốt hơn nhiều. Nếu không ban tổ chức vẫn có thể có một khoản chi 0 đồng với các tiết mục cây nhà lá vườn.
